Hồ sơ năng lực và hỗ trợ dự thầu thiết bị y tế
Năng lực Nhập khẩu, Bảo quản Kho & Kỹ thuật Lắp đặt Thiết bị Y tế
Hoạt động trong điều kiện giá nhập khẩu, tỷ giá, chi phí vận chuyển và thời gian giao hàng thường xuyên biến động, IMED xây dựng năng lực vận hành tinh gọn với 17 nhân sự chuyên trách, ưu tiên mở rộng có kiểm soát các dòng thiết bị mà doanh nghiệp làm chủ hoàn toàn từ khâu hồ sơ nguồn hàng đến kỹ thuật bàn giao.
4 Trụ cột Năng lực Đảm bảo Chất lượng Cung ứng
Thay vì mở rộng dàn trải, IMED tập trung nguồn lực vào 4 khâu quyết định trực tiếp đến chất lượng thiết bị y tế khi đến tay cơ sở khám chữa bệnh và người tiêu dùng.
Năng lực Thẩm định Nguồn hàng & Xuất nhập khẩu
Bộ phận Xuất nhập khẩu (do Bà Phạm Ngọc Lan phụ trách) trực tiếp làm việc với nhà cung cấp, theo dõi sát lịch trình vận chuyển quốc tế và chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ nhập khẩu. Mọi biến động về giá nhập, tỷ giá hay thời gian thông quan đều được cập nhật tức thời cho Phòng Kinh doanh để đảm bảo tính chính xác của báo giá.
- Làm việc trực tiếp nhà cung cấp
- Hoàn thiện hồ sơ nhập khẩu
- Kiểm soát lịch nhập hàng
Năng lực Lưu kho, Bảo quản & Kỹ thuật Lắp đặt
Chiếm tỷ trọng nhân sự lớn nhất công ty (06 nhân sự, do Ông Nguyễn Văn Tuấn phụ trách), bộ phận Kho hàng và Kỹ thuật lắp đặt thực hiện kiểm đếm nghiêm ngặt, duy trì điều kiện bảo quản tiêu chuẩn cho từng nhóm vật tư, trực tiếp vận chuyển và lắp đặt, hướng dẫn vận hành thiết bị ngay tại nơi bàn giao.
- Kiểm đếm & Bảo quản đúng chuẩn
- Lắp đặt tận nơi bàn giao
- Xử lý kỹ thuật sau bán hàng
Năng lực Tư vấn Đơn hàng & Chuẩn hóa Thông tin Trực tuyến
Phòng Kinh doanh (05 nhân sự, do Ông Lê Quang Minh phụ trách) kết hợp chặt chẽ giữa tư vấn trực tiếp và quản trị hệ thống thông tin trên website. Mọi bài viết giới thiệu nhóm hàng, thông số kỹ thuật và hướng dẫn bảo quản đều được đối chiếu với tài liệu gốc của hãng trước khi xuất bản lên WordPress.
- Tư vấn sát nhu cầu thực tế
- Đối chiếu tài liệu nhà cung cấp
- Kiểm duyệt hiển thị đa thiết bị
Năng lực Quản trị Chứng từ, Hợp đồng & Công nợ
Phòng Hành chính – Kế toán (03 nhân sự, do Bà Trần Thu Hương phụ trách) kiểm soát toàn bộ luồng hợp đồng, hóa đơn, thu chi, công nợ và nghĩa vụ thuế. Đảm bảo mỗi lô hàng xuất kho đều có chứng từ hợp lệ, khớp đúng điều kiện đã thỏa thuận với khách hàng tổ chức và cá nhân.
- Chứng từ xuất kho minh bạch
- Xử lý hợp đồng & Hóa đơn B2B
Ma trận Đáp ứng Danh mục Thiết bị & Dịch vụ Kỹ thuật Đi kèm
Tùy thuộc vào đặc thù kỹ thuật của từng nhóm sản phẩm, IMED áp dụng quy trình kiểm tra trước giao hàng, bàn giao lắp đặt và hỗ trợ sau bán hàng tương ứng.
| Nhóm sản phẩm cung ứng | Đối tượng khách hàng chính | Yêu cầu kiểm soát tại kho | Hình thức bàn giao & Hỗ trợ kỹ thuật |
|---|---|---|---|
| 1. Thiết bị chẩn đoán & Xét nghiệm | Cơ sở y tế, phòng khám chuyên khoa, đơn vị kinh doanh | Đối chiếu hồ sơ nhập khẩu, kiểm tra ngoại quan, phụ kiện tiêu chuẩn và điều kiện lưu kho. | Vận chuyển tận nơi, kỹ thuật viên trực tiếp lắp đặt, kiểm tra thông số vận hành và hướng dẫn sử dụng tại cơ sở. |
| 2. Thiết bị hỗ trợ phục hồi chức năng | Phòng khám phục hồi chức năng, bệnh viện, người dùng tại nhà | Kiểm tra kết cấu cơ khí/điện tử, tính đồng bộ của linh kiện và tài liệu hướng dẫn. | Hỗ trợ lắp ráp hoàn chỉnh tại điểm giao, hướng dẫn tư thế/thao tác an toàn và tiếp nhận bảo hành kỹ thuật. |
| 3. Thiết bị theo dõi sức khỏe tại nhà | Người tiêu dùng cá nhân, hộ gia đình, nhà thuốc | Kiểm tra tình trạng hoạt động của máy, phụ kiện đi kèm, tem nhãn và chế độ bảo quản. | Cung cấp hướng dẫn sử dụng tiếng Việt rõ ràng, tư vấn cách bảo quản tại nhà và hỗ trợ giải đáp vướng mắc qua kênh trực tuyến/điện thoại. |
| 4. Vật tư y tế tiêu hao | Phòng khám, cơ sở y tế, tổ chức mua sắm định kỳ | Kiểm đếm chính xác số lượng, quy cách đóng gói, lô sản xuất và điều kiện bảo quản kho. | Giao hàng theo từng đợt hoặc theo tiến độ hợp đồng; đảm bảo chứng từ xuất kho và hóa đơn kế toán đồng bộ. |
Cơ chế Kiểm soát Chéo & Xử lý Sai lệch trong Quá trình Thực hiện Đơn hàng
Nguyên tắc cốt lõi của IMED là giữ cho thông tin từ lúc lập báo giá đến khi bàn giao thực tế không thay đổi ngoài nội dung đã thống nhất với khách hàng.
Xác thực Nguồn cung & Tồn kho Thực tế
Nhân viên kinh doanh không báo giá cảm tính. Mọi yêu cầu về số lượng, thời gian giao đều phải được Bộ phận Xuất nhập khẩu xác nhận lịch nhập và Kho hàng xác nhận số lượng tồn thực tế cùng tình trạng bảo quản trước khi gửi báo giá chính thức.
Đối soát Chứng từ & Thông số Bàn giao
Khi đơn hàng được xác nhận, Phòng Hành chính – Kế toán kiểm tra hợp đồng, công nợ và lập chứng từ xuất kho. Bộ phận Kho hàng và Kỹ thuật đối chiếu đúng mã sản phẩm, số lượng và yêu cầu lắp đặt đã ghi nhận với khách hàng.
Cơ chế Báo cáo & Điều chỉnh Tức thời
Trường hợp phát sinh bất kỳ sai lệch nào về số lượng, lịch giao hàng hoặc thông số kỹ thuật ở một khâu, bộ phận phát hiện có trách nhiệm báo ngay cho Trưởng bộ phận phụ trách (và trình Giám đốc Nguyễn Đức Thành nếu vượt thẩm quyền) để thống nhất phương án điều chỉnh trước khi tiếp tục.
Tiêu chuẩn Kiểm duyệt Nội dung & Tài liệu Kỹ thuật trên Website
Tại IMED, website med.grtek.org là một phần trong năng lực hỗ trợ khách hàng. Đội ngũ biên soạn thuộc Phòng Kinh doanh (với sự tham gia hướng dẫn và rà soát bản nháp của Chị Đỗ Thị Mai cùng Trưởng phòng Lê Quang Minh) thực hiện quy trình kiểm tra nghiêm ngặt: đối chiếu thuật ngữ và thông số với tài liệu gốc của nhà cung cấp, rà soát bố cục, đường dẫn và khả năng hiển thị trên cả máy tính lẫn điện thoại trước khi xuất bản.
Minh chứng thực tế
Ấn vào từng ảnh để phóng to
